Novice

Dokumentni sistem
Splošno

Kaj nam prinaša dokumentni sistem

Orodja, ki ste jih izbrali, so ključnega pomena za lažje opravljanje vašega dela. Omogočili naj bi vam bolj učinkovito delo in vam pomagali izboljšati kakovost vaših rezultatov. Ko celotna organizacija izkoristi prednosti teh orodij, je rezultat močan. Velja pa tudi obratno. 

Slaba orodja lahko pomenijo zapravljen čas, napake in slabo kakovost izpisa. V tem prispevku posebej obravnavamo orodja za upravljanje informacij ter podatkov; kako lahko vaše podjetje koristi tako, da spravite v red svoje najpomembnejše datoteke in mape. Dober dokumentni sistem je ključno orodje, ki pomaga vašemu podjetju doseči večje rezultate. Oglejmo si nekaj najmočnejših prednosti.

Skladnost dokumentov

Sistemi za upravljanje dokumentov omogočajo podjetjem, da označijo polja, ki dokazujejo skladnost z zakonodajo, ter z boljšo vidljivostjo in nadzorom. Najboljši dokumentni sistem vam omogoča, da grafično prikažete tok poslovnih procesov na intranetu vašega podjetja, kar je na koncu ugodno za pristop k kakovostnim procesom na podlagi tveganj. 

Revizorjem je veliko lažje pokazati točno tisto, kar morajo videti s klikom na gumb. Zgodovina odobritve in revizijske sledi pomenijo, da so dokumenti zelo sledljivi in ​​da so izpolnjena varnostna pričakovanja. Neupoštevanje predpisov o skladnosti s panogo lahko povzroči globe in ugled. Če imamo sistem, ki naravno vzbuja skladnost s postopkom, to tveganje zmanjšuje.

Varnost podatkov

Ko so vaši poslovni dokumenti shranjeni v varnem skupnem skladišču, so seveda bolj zaščiteni. Dokumentni sistem zmanjšuje tveganja, povezana s kibernetskimi napadi in hekerji, ki vdrejo v sistem. Posledično je vsa dokumentacija takoj manj dostopna zlonamernim hekerjem in tretjim osebam. Upravljanje varnosti in izdaje je ključnega pomena pri razvoju visokotehnoloških izdelkov. 

Dober dokumentni sistem zagotavlja dodatno plast nadzora z natančnim dostopom in namensko prijavo partnerja, ki vam omogoča varno izmenjavo nadzorovanih informacij s strankami in dobavitelji. Elektronski sistemi za shranjevanje in varnostno kopiranje, ki jih zagotavlja sistem za upravljanje podatkov, pomenijo, da so vse vaše najbolj občutljive datoteke varne tudi v primeru komercialnih nesreč.