Kam s pomembnimi dokumenti?

Kljub napredku informacijske tehnologije še vedno veliko poslujemo s papirjem. To pomeni, da se bo vsakomur neizbežno nabralo kar nekaj pomembnih dokumentov, ki jih je treba shraniti na varno. Pametno je imeti vse dokumente skrbno urejene, da sploh vemo, kaj imamo, v nasprotnem primeru bo vsakršna izguba razlog za skrb, saj niti ne bomo vedeli, kaj se je izgubilo. Seveda pa je ključnega pomena predvsem to, da so občutljivi dokumenti varno pospravljeni.

Prevzem dokumentov

Treba je poskrbeti že za varnost pri prevzemu dokumentov. Če pridejo ti po pošti, je nujen dober poštni nabiralnik, ugodno pa lahko pošto prevzamemo tudi na pošti ali zahtevamo osebno vročitev. Nabiralnik mora biti seveda primeren glede na zahteve, ki jih postavljajo občutljivi dokumenti. Splača se investirati, čeprav bo imel verjetno tudi kakovosten poštni nabiralnik ugodno ceno. Prva naloga nabiralnika je seveda ta, da zaščiti dokumente pred vremenskimi vplivi, ki so lahko za papir pogubni. Nadalje pa mora ponuditi tudi varnost pred tatovi in drugimi nepridipravi, ki bi morda želeli pokukati v vsebino nabiralnika. Torej lahko za poštni nabiralnik ugodno ceno tudi zanemarimo in se raje posvetimo iskanju kakovosti.

Shranjevanje dokumentov

Nato je treba poskrbeti še za varno shranjevanje dokumentov. Pri tem pridejo v poštev še nekateri dodatni dejavniki, na katere je treba paziti. Priljubljena izbira za shranjevanje dokumentov v večjih količinah je arhivska omara, ki služi predvsem shranjevanju poslovnih dokumentov. Arhivska omara je lahko zelo dobro prilagojena različnim grožnjam, od požarov do poplav, dobro pa je poskrbeti še za varnost pred vlomilci. Odvisno od tega, kakšne dokumente pravzaprav hranimo. Za kakšne dragocenejše dokumente morda arhivska omara ni prava izbira in se bo bolje opremiti kar s trezorjem oziroma dokumente shranjevati drugje, na primer na banki. Opcij je vsekakor dovolj, tako da je vedno možno najti rešitev, ki ponuja zadovoljivo varnost in zaščito shranjenih dokumentov.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *